Mit der Einführung des digitalen Systems verringerten sich die Durchlaufzeiten der Rechnungen um durchschnittlich 90 Prozent beziehungsweise zehn Tage. © WWU

Seit August 2020 werden alle an der Universität Münster eingehenden Rechnungen vollständig elektronisch verarbeitet. Hat sich dieses Verfahren bewährt? Welche Vorteile haben sich dadurch ergeben? Der Organisations- und Wirtschaftspsychologe Prof. Dr. Guido Hertel und der Wirtschaftsinformatiker Prof. Dr. Jörg Becker wollten es genau wissen – sie legten jetzt die Ergebnisse einer Überprüfung der Einführung des „xFlow Invoice“ vor.

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick

• Mit der Einführung des digitalen Systems verringerten sich die Durchlaufzeiten der Rechnungen um durchschnittlich 90 Prozent beziehungsweise zehn Tage.
• Die Nutzer gewannen mit der Zeit deutlich an Vertrauen in das neue System – parallel dazu wuchs die Zufriedenheit.
• Schwachstellen konnten frühzeitig identifiziert und behoben werden.

Vor Beginn der Umstellung äußerten viele der Befragten Bedenken – so erwarteten sie beispielsweise Probleme bei der Bearbeitung von Rechnungen und sorgten sich vor möglichen Fehlern. Im Laufe der Zeit zeigte sich aber ein deutlicher Anstieg von …

• Zufriedenheit und Vertrauen in das neue Verfahren
• positiven Einschätzungen der Zuverlässigkeit, Glaubwürdigkeit, Anwendungsfreundlichkeit und dem Design des Ablaufs sowie
• Zufriedenheit mit der Unterstützung der für den Prozess verantwortlichen Personen.

Gleichwohl empfehlen die Wissenschaftler, das Infomaterial im Intranet kritisch zu überprüfen und weiterhin Schulungen anzubieten.

Zur Studie

Nutzer*innen wurden zu vier unterschiedlichen Zeitpunkten befragt, konkret von Juli 2020 bis Juli 2021: vor der Implementierung, nach dem Start sowie fünf und zehn Monate nach der Einführung. So konnten mögliche Auswirkungen auf Arbeitsprozesse und -ergebnisse untersucht und der Ablauf optimiert werden. 365 Personen nahmen an der Studie teil, das entspricht einem Anteil von 31 Prozent aller potenziellen Nutzer.

Zum Hintergrund des Projekts „xFlow Invoice“

Das E-Rechnungsgesetz setzt die Vorgaben der EU vom 16. April 2014 in nationales Recht um. Durch das E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen vom 28. Juli 2018 muss die WWU elektronisch eingehende Rechnungean annehmen, revisionssicher archivieren und entsprechend verarbeiten. Mit der Einführung der elektronischen Eingangsrechnungen kam die WWU auch Forderungen aus der Wirtschaft nach. Darüber hinaus arbeiten WWU-Beschäftigte seit Beginn der Coronapandemie vermehrt im Homeoffice, sodass die Ablösung der bisher manuellen durch digitale Prozesse sich als vorteilhaft herausstellt. Insbesondere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler wünschten sich die Digitalisierung schon seit Jahren, um flexibler arbeiten zu können. Weiterhin wird durch die elektronische Verarbeitung der Rechnungen ein Medienbruch vermieden, da die einmal ins System gebrachten Daten auch weiterhin Verwendung finden und kein Beleg mehr auf dem internen Postweg verloren geht. Somit werden Rechnungen schneller und transparenter bearbeitet. Auf Anfrage stellen die Wissenschaftler*innen Ihnen gern ausführlichere Informationen zur Studie zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie dazu Lea Müller unter lea.mueller@uni-muenster.de

Zum weiteren Vorgehen

Weitere Studien sind in Planung bzw. werden bereits mit Partnern aus der freien Wirtschaft durchgeführt.